Comissão organizadora

Formação

No início do ano, o coordenador do curso encaminhará ao CACiC, à EJComp e aos representates discentes do conselho de curso um e-mail convite para a reunião inicial da organização.

É dever do CACiC corrigir os destinatários, caso necessário, e atualizar a lista de e-mails do evento. Isso permitirá que os futuros organizadores possam consultar mensagens antigas, sem depender de acesso às contas das entidades estudantis.

Saiba como corrigir os destinatários

1. Clique para "responder a todos" e observe a lista de destinatários e CC;
2. Mova para o campo "Para", caso esteja no campo "CC":
   • O CACiC;
   • A EJComp;
   • Os professores relevantes na organização do evento;
3. Colete os endereços dos alunos individuais e os adicione à lista de e-mails do evento (Google Groups):
   • Caso eles não possuam interesse em participar, eles poderão ser removidos posteriormente.
   • Remova os participantes antigos. NÃO remova os proprietários da lista.
4. Retire os alunos individuais da lista de destinatários e/ou CC;
5. Adicione o endereço da lista de e-mails do evento no campo "Para".
6. Informe a mudança aos professores:
   • "Realizando correção nos destinatários: exclusão de discentes individuais e inclusão do endereço da lista de e-mails de alunos organizadores do evento. A lista é monitorada pelo CACiC e os discentes removidos são integrantes da lista."

Os alunos devem decidir entre si quantos e quem serão os representantes discentes na comissão organizadora (alunos líderes). O aluno indicado não precisa fazer parte de uma entidade estudantil, mas deve contribuir com a organização do evento de forma ativa. Não há necessidade de formalizar os nomes, basta comparecer à reunião e, depois, adicionar o endereço do aluno à lista de e-mails, caso ele ainda possua interesse em participar.

A comissão tem direito a receber horas de ACC e de extensão. Negocie, durante as reuniões iniciais com os professores, os números.

Reuniões

Após a primeira reunião, costuma haver um grande hiato até a próxima.

Atas devem ser feitas em todas as reuniões, para que os alunos que não puderam comparecer possam se atualizar e para registrar as falas dos professores que, às vezes, tentam voltar atrás em suas decisões.

Normalmente, duas atas são feitas, uma pelo CACiC e outra pela EJComp.

As atas do CACiC devem ser necessariamente digitais e armazenadas no Google Drive da entidade.

As atas devem ser enviadas para a lista de e-mails dos alunos organizadores. Não enviar as atas individualmente pelo WhatsApp, pois elas ficarão inacessíveis para os alunos que entrarem posteriormente, ao invés disso, divulgue o link da pasta do Google Drive onde as atas estão armazenadas.

Hierarquia

1. Professores: A decisão final é sempre deles;
2. Alunos organizadores:
   1. Alunos líderes: Escolhidos para representar os estudantes nas reuniões;
   2. Alunos colaboradores: Ajudam nas tarefas da organização, mas não têm poder de decisão direta.
3. Alunos de extensão: São alunos que não fazem parte da comissão organizadora, mas que ajudam em tarefas pontuais, como a coleta de presenças, a organização de salas, etc.

Todas as decisões que influenciam diretamente na SECOMPP devem ser submetidas para apreciação dos professores: palestrantes, temas, patrocinadores, etc.

Os alunos organizadores são livres para decidirem as questões de sistemas (site, inscrições) e material de divulgação, sem influência direta dos professores, desde que observadas as normas do CACiC. É importante que os progressos sejam reportados aos docentes, que podem contribuir com sugestões e críticas, que só precisam ser acatadas se fizerem sentido.

Embora os professores estejam no topo da hierarquia, eles pouco contribuem para a organização e alguns chegam a atrapalhar, então, os alunos organizadores devem se manter ativos, independentes e com uma postura firme.

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